9月1日下午，2011年中国(海南)国际热带农产品冬季交易会组委会在海口市西海岸新落成的海口国际会展中心召开了首次筹备工作会议。会议要求，今年的冬交会一定要办成瓜菜订货会、布展创新会、成果展示会，使冬交会真正成为农业增效，农民增收的重要平台。
据介绍，今年冬交会的主题是“打造国家热带现代农业基地、促进海南国际旅游岛建设”，宗旨是“订货展销、合作共赢”，努力达到“进一步创新办会形式，丰富办会内容，努力实现产品订单更多、企业参与更多、会展效果更好”的办会目标。
据了解，今年冬交会仍然由主会场和分会场共同组成。主会场共设综合展区、龙头企业展区、市县展区、项目招商推介区、休闲农业展区、省外国外展销区、销售区、现代农业机械设备展区、和海南特色小食区等9个展区，面积5万平方米；分会场设在海南现代农业展示示范园（海口市秀英区富教村），分为国内外瓜菜新品种展示区、新技术新模式活植株展示区、花卉展示区、休闲农业展示区、种子种苗优质农资展示区和蔬菜标准化生产展示区等6大展区，面积约300亩。
据了解，冬交会期间的重要活动主要有：新闻发布会、开幕式、招待宴会、“农产品品牌建设与现代营销”主题论坛、专场推介会和表彰大会等。新闻发布会将举办两次，第一次于11月底前举行，主要通报筹备情况；第二次于12月14日举行，主要通报展会成果。开幕式，于12月11日17：30在会展中心剧院举行；招待宴会于12月11日18：00在会展中心宴会厅举行。
今年冬交会不搞集体签约，但要组织热带水果、瓜菜、农产品加工品和畜产品等四场专场推介会，相关签约活动同时举行。各市县也可自行安排专项推介活动，但应提前报组委会办公室统一安排。
对客商的邀请，从现在起进入邀请阶段，由组委会办公室统一印制邀请函，今年共邀请国内外客商共3500人。为避免多方邀请和重复邀请，各单位要把邀请名单及时送交组委会办公室统五审核。
9月30日前，各市县的设计方案和效果图要提交组委会；10月15日前，布展组将对设计图纸进行评审。
在布展上今年也作了相应要求。字体统一规定采用粗黑体字，材料为吸塑字，主色调以蓝绿色为主；地板也装饰不准使用粘胶，迎宾馆保持原来地板，A、B、C馆展区铺蓝色地毯，由各布展单位负责；主通道铺红色地毯。
据介绍，去年“冬交会”共签订农产品订单565万吨，其中冬季瓜菜270万吨、水果100万吨。在冬交会推动下，去冬今春全省农产品产销两旺，冬季瓜菜出岛量290万吨，水果出岛194万吨，分别增长11%和5%；生猪、家禽出岛79万头和2100万只，增长11.7%和9.2%。去年“冬交会”签约的18个农产品加工项目总投资14.8亿元，已落实13个，5个项目开工建设，进展较好。今年冬季瓜菜计划种植280万亩，产量450万吨，分别比去年增加16万亩、12万吨。
海南省人民政府副秘书长韩勇受副省长陈成委托出席会议并讲话，海南省农业厅厅长肖杰就办好今年冬交会作了详细部署，省农业厅副巡视员林道孔主持会议。省农业厅、省贸促会、省供销联社、省林业局、省农垦总局、省公安厅、省委宣传部、省台办、省财政厅、省商务厅、省海洋与渔业厅、省工商局、省食品药品监督管理局、中商集团等单位相关负责人，以及各市（县）分管领导和农业局负责人参加了此次会议。