会议前期工作

　　这个阶段通常时间最长，事情最多，因为要筹备的事项很多，所以最好早一点开始进行。
　　1．会前两年半：
　　(1)确定会议日期与场地：视察场地、评估并商议费用。
　　(2)评估财源并制作预算：预估此案收入及支出。
　　(3)成立筹备委员会：邀请相关部门适合的人选并分工。
　　(4)成立秘书处：指定工作人员、安置设备并建立档案。
　　(5)设计会议logo:印制信封、信纸。
　　(6)确定饭店房间数的预定：视察使用的饭店房间及设备，并请饭店报价、签约。
　　(7)确定会议室使用数量：并视察有关设备、场地签约。
　　(8)制作工作进度表：可委由会议筹办人控制进度。
　　(9)搜集准备宣传寄发名单：寄发会议宣传资料、报名表等。
　　(10)定期召开筹备会议，审视各项工作进度及决议。
　　2．会前二年：
　　(1)制作筹备企划书，用以提报政府单位申请经费补助或向民间相关组织募款：含会议缘起、宗旨、内容;拟邀请演讲者阵容、主题;筹备委员会组织及名单；各组工作职责、工作进度表和预算。
　　(2)拟定推广计划：本次会议如何有效宣传。
　　(3)选定合适的会议或展览专业顾问公司，可协助主办单位整体规划一个具专业水准的会议，避免人力资源浪费，并有效控制预算的花费。
　　(4)草拟学术节目：确定会议主题及拟邀请讲员名单。
　　(5)决定报名费及相关费用：可参考以前会议并由筹备会决议。
　　(6)搜集旅游、艺文等资料：可指定专业旅行社办理。
　　(7)决定会议是否使用同步翻译：如需使用，得预订设备、翻译人员，并增加预算。
3．会前18个月：
　　(1)草拟会议通告：含邀请函、会议日期地点、主题等。
　　(2)印刷并寄发会议通告：初步预告可能参与人士，大会将于何时何地举行以及报名费等资料。
　　(3)确定学术节目形态及内容：发函邀请演讲人及各场次主持人。
　　(4)确定社交节目的安排：包括酒会、晚宴及眷属的活动、开闭幕典礼等。
　　(5)设定大会所有印刷品的印刷时间表并与印刷设计公司协调：宣传手册、报名表、论文摘要表、海报、节目手册、名牌、证书、邀请卡等。
　　(6)确定所有将寄发给报名与会者的宣传手册应包括的资料，并着手草拟宣传手册及报名表、论文摘要表、订房登记表：报名费、各项社交活动及费用、征求论文的规定／方式及收件截止日期、演讲视听设备的提供、饭店房价及订房手续、提早报名优惠日期、取消报名截止日期、优惠订房截止日期、通讯报名截止日期。
　(7)网页设计，委托专业公司或专业人士设计大会网页，以便会员上网浏览，或使用网上报名。
　　4．会前12个月：
　　(1)草拟展览说明书及合约：拟印制寄发给厂商征展。
　　(2)收集参展厂商名单：可请筹备委员提供。
　　(3)征展活动开始：寄出说明书/办说明会／亲自拜访。
　　(4)印制并寄发宣传手册及相关表格：确定所有相关名单及单位都已　寄出。
　　(5)确认讲员是否接受邀请并请提供演讲题目及摘要：如有人无法应邀，则另邀请其他人选，尽快确认。
　　(6)选制大会纪念品／资料袋奖牌／名牌胶套等：评估可能数量，先预定并确认交货期。
　　(7)报备政府有关单位本次会议的举办时间：请协调有关驻外单位给予与会者签证事宜的协助。
　　(8)联络并确定会议各项安排的供应厂商：视听设备、灯光音响、旅行社、交通、餐饮安排、会场布置。
　　5．会前6个月：
　　(1)审核投稿的论文：学术节目组委员。
　　(2)安排节目议程并挑选邀请各组主持人(投稿部分)：学术节目组委员。
　　(3)寄发通知函给投稿人：告知投稿有否被接受及其报告时间／地点／组别。
　　(4)寄发通知函给所有受邀的主持人：告知其主持的组别／时间／地点，并寄发相关参考资料，如该组论文摘要、报告人背景等。
　　6．会前3个月：
　　(1)发布新闻：向相关媒体预告会议有关资讯。
　　(2)邀请开闭幕典礼出席贵宾：如需贵宾致词，得书面告知时间地点。
　　(3)现场工作／接待人员规划及招聘：报到处／会议室／贵宾接待等人员安排并拟定训练课程。
　　(4)草拟设计大会节目手册：议程确定／演讲人、主持人确定／各项社交节目确定。
　　(5)安排VIP接机事宜：车辆／接机人员／通关安排等。
　　(6)会场布置设计发包：含机场欢迎牌／会场／会议室／报到处／展览区／酒会、晚宴场地。
　　(7)报到处使用规划：设计报到流程。
　(8)确认各项餐饮安排：酒会／晚宴／咖啡茶点／午餐。
　　(9)社交活动表演节目设计：开、闭幕典礼／酒会／晚宴。
　　7．会前1~2个月：
　　(1)通讯报名截止：统计评估报名人数。
　　(2)与饭店核算已订房数量：与实际预定房数相差多少。
　　(3)现场接待人员工作训练：1~2次训练。
　　(4)印制大会节目手册、学术论文摘要集、与会者名册：已报名者报到时应领取的资料。
　　(5)印制大会相关印刷品：名牌／证书／感谢状／邀请卡／餐券。
　　(6)检视各项活动／节目／餐饮的安排：演讲议程、演讲人／主持人通知、视听设备、开闭幕典礼流程、酒会及晚宴、午餐及咖啡茶点、参观旅游、表演活动等。
　　(7)展览厂商协调会：摊位位置／布置／进撤场事宜等。
　　(8)检视场各项set-up：与会议中心／饭店人员最后确认。